Como organizar uma excursão

Como organizar uma excursão

Está pensando em organizar sua primeira excursão para um hotel fazenda, mas não sabe como começar? Voce tem muito contatos e pessoas interessadas em passeios em grupos, e gostaria de atuar como um guia excursionista como uma fonte de renda alternativa? Preparamos uma serie de dicas para quem quer começar a atuar profissionalmente como guia ou excursionista.


#1 Escolhendo o destino


Um final de semana na praia, uma cidade charmosa na montanha, participar de um evento no interior, ou relaxar em um hotel fazenda maravilhoso.

São muitas opções, nosso país é vasto e com potencial de destinos turísticos muito interessante.


Ao escolher o destino, o guia excursionista precisa alinhar a expectativa do seu público, entender o que as pessoas gostariam de fazer. Faça uma breve sondagem e pergunte a todos que tipo de viagem desejam. Por exemplo, podem esperar algo mais voltado para o descanso. Ou para aventuras, ou até mesmo a mistura dos dois.


Nesse sentido, uma possibilidade interessante é apostar nas viagens mais curtas com destinos mais próximos como por exemplo interior de SP o Sul de Minas, regiões que apresentam muitas atrações e destinos já consolidados no turismo nacional e de interesse comum.


Só para ilustrar, em Ouro Fino MG, localizada na região do Circuito das Malhas, o visitante consegue aproveitar a tranquilidade do interior e desfrutar de aventuras incríveis nos hotéis fazendas da região. Além disso, Ouro Fino fica perto de outras cidades que valem a pena conhecer, como Monte Sião, Águas de Lindóia entre outras.


A assim chamada “Terra do Menino da Porteira” é uma cidade cheia de história e tradição, interessante a influência política na República Velha, foi em uma casa conservada até hoje no centro de Ouro Fino, assinado o Tratado do Café com Leite, que revezava o presidente do Brasil entre os governadores de São Paulo e Minas Gerais



Além disso, tem um comércio de malhas que chama atenção, com peças a preço de fábrica. Fora isso tudo, é um cenário incrível, repleto de verde, ar puro e acomodações no estilo da fazenda.


Outro destino interessante para quem está organizando sua primeira excursão é Itapira, no Leste Paulista. Recomendamos roteiros mais curtos, de um final de semana, assim os riscos na organização da excursão são menores. Itapira é uma cidadezinha simpática, imersa em um cenário de rara beleza. Existem fazendas centenárias muito bem preservadas, além de atrações culturais muito interessantes, como a Casa Menotti dele Picchia, que reúne um acerto rico sobre esse importante escritor itapirense, autor do poema Juca Mulato, título de um dos Hoteis Fazenda Menino da Porteira aberto ao público para excursoes.


Então, vale a pena apostar nessas possibilidades e outros destinos pelo interior. Assim, com mais opções de lazer e diversidade de programações, as chances de agradar a todos são maiores.



#2 Escolher a empresa de transporte



Em geral, o guia excursionista contrata uma empresa de transportes para fazer o translado dos passageiros. Este fornecedor é uma das maiores preocupações do guia excursionista, logo a contratação precisa ser feita com bastante cautela.


Seja um ônibus, van ou carro particular, você precisa fazer uma pesquisa sobre os serviços oferecidos e a recomendação de outros clientes. Lembre-se de que a forma como a empresa trata os viajantes será uma parte importante da experiência total da viagem. Por isso, veja alguns detalhes para ficar de olho antes de escolher a melhor opção:


• Conforto dos carros

• Depoimentos de experiências anteriores

• Responsabilidade da empresa

• Condições de Segurança

• Referências sobre os profissionais motoristas

• Apresentar documentação em dia

• Apresentar detalhes da última revisão do carro

• Formas de pagamento propostas pela empresa

• Condições do veículo fretado

• planejamento contra imprevistos.


Durante as pesquisas, separe, pelo menos, três opções para conhecer a fundo e conversar sobre o orçamento. Considere que nem sempre a empresa mais famosa vai se a melhor escolha. Por isso, além de ler as avaliações, se torna indispensável procurar por reclamações.


Como é sua primeira vez, o ideal seria solicitar as empresas contatos de outros guias para quem voce possa ligar e conversar, além de se certificar da qualidade do fornecedor, tera contato com outros profissionais que poderão te ajudar a construir sua própria rede de contatos e relacionamento.


Caso seja possível, durante a negociação, visite a sede da empresa ou tenha um encontro com o responsável. A medida traz mais segurança na assinatura e ajuda a tirar todas as suas dúvidas.

O processo de assinatura do contrato também precisa ser feito nos mínimos detalhes. Você precisa se certificar que a empresa oferece soluções caso algum imprevisto aconteça. Imagine só se o motorista contratado é acometido por um problema de saúde e não pode cumprir o serviço? Seu grupo seria prejudicado até conseguir uma alternativa na mesma linha.


Obviamente que essa responsabilidade não pode ser direcionada ao seu negócio. Por esse motivo, coloque uma cláusula no contrato contra imprevistos desse tipo e peça informações sobre o possível substituto do condutor oficial. As taxas são outro ponto que você deve ficar de olho para não ter nenhuma reclamação do público.


As empresas de fretamento mais confiáveis são as que prestam assistência completa. Verifique o conhecimento do motorista sobre o destino específico. Informações adicionais, nesse momento tão importante, fazem muita diferença nos resultados da viagem.


Durante o processo de negociação do serviço, já é possível avaliar o método de atendimento e a postura dos profissionais diante dos problemas. Não se esqueça que nenhuma excursão está imune aos imprevistos. Porém, saber que existe um suporte atencioso na resolução das situações garante a tranquilidade do trabalho.



#3 Escolher o hotel



Um passeio para um hotel fazenda é ótimo para o excursionista que está começando porque tudo acontece dentro do hotel. Trabalhando com um hotel fazenda, o número de fornecedores envolvidos é menor, e o guia consegue administrar melhor outras prioridades. O Hotel Fazenda costuma ser o destino da excursão, todas as atividades, refeições, atrações ocorrem ali. O próprio carro fretado estaciona quando chega e fica parado até o momento do regresso, o que pode significar menores custos também no momento de contratar o transporte.


Verifique junto ao hotel quais são as cortesias oferecidas. Os Hotéis Fazenda Menino da Porteira, garantem cortesias para os guias excursionistas e oferecem alojamento para o motorista da excursão gratuitamente.

Voce vai encontrar muitos de hotéis fazendas para grupos lindos e maravilhosos na internet seguem alguns critérios importantes que podem ajudar a definir:

• Experiencia e solidez do hotel, quantos anos no mercado

• Pensão completa inclusa para evitar custos adicionais a excursão

• Programação de atividades inclusas

• Conforto das acomodações

• Depoimentos de hospedes e outros guias

• Verificar se o hotel tem equipe de recreação

• Verificar a política de cortesia para guias

• Verificar a política de cortesia para motoristas

• Checar licença Cadastur para operação

• Formas de pagamento propostas pelo hotel fazenda

• Condições do veículo fretado

• planejamento contra imprevistos.




#4 Como definir a data e o horário da excursão


A data e o horário da excursão devem ser definidos com bastante antecedência. Com essas informações em mãos, fica mais fácil partir para os próximos passos da organização. Para reservar os hotéis, por exemplo, a confirmação das datas se torna essencial na hora de definir os custos, verificar a disponibilidade de hospedagem e outros serviços. Considere sempre que os hotéis tem tarifas mais interessantes em dias de semana que dias de finais de semana. Se voce tem um público que pode viajar durante a semana, escolher uma data assim pode diminuir os custos da excursão.


O ideal é buscar as reservas dois meses antes da viagem. Diante desse prazo, você consegue negociar bons descontos de acordo com o número de participantes. Em épocas mais movimentadas no setor turístico, como os meses de julho e janeiro, tenha mais atenção com o fechamento de datas. Os locais concorridos costumam ficar lotados e dificultam a vida de quem comanda grupos grandes. Quando algum serviço não está disponível nos horários estipulados, a recomendação é fazer um planejamento com um plano B ao organizar uma excursão. Discutir com o grupo uma segunda opção de data melhora as condições de reserva e evita frustrações em longo prazo.


A questão do horário precisa ser respeitada por todos os viajantes. No momento de montar o cronograma, o organizador deve sempre colocar um tempo de tolerância em cada atividade para evitar problemas. Porém, torna-se indispensável ser rigoroso com a programação com o intuito de evitar prejuízos em outras reservas. Isto é, quando um participante atrasa, o planejamento perde a eficiência e pode gerar uma série de taxas extras.



#5 Calcular o custo total da excursão


Faça uma planilha com todos os custos envolvidos na organização da excursão. É importante voce ter todos estes valores organizados. Comece com os valores maiores, a empresa de transporte e o hotel costumam ser os mais altos. Depois acrescente outros custos, se forem previstos, como por exemplo despesas de telefone, brindes para os passageiros, se for oferecer algum tipo de alimentação no carro, considerar também esses custos.


Se no seu roteiro estiver incluso algum parque, museu ou atração com ingresso a pagamento, não deixe de colocar também esses custos. O valor total de todas as despesas relacionadas para a execução da excursão representa o custo total da excursão. Divida o custo total pelo número de passageiros (em geral um carro turismo transporte 40 pessoas) e voce vai chegar ao custo por pessoa na excursão. Esse é um bom parâmetro para voce determinar o preço de venda por passageiro, depois de ter acrescentado sua margem de lucro.



#6 Como vender a excursão


Mostrar seu serviço ao público de maneira eficiente é uma questão que desperta muitas dúvidas. Com a influência da internet na rotina de compra atual, o guia que não se destaca nas redes sociais acaba perdendo mercado e, consequentemente, vendas significativas.


Comece fazendo um grupo de WhatsApp acrescentando as pessoas que voce conhece e que teriam interesse no grupo que voce está organizando. Peça aos seus contatos mais próximos para divulgar a sua excursão. Se voce estiver indo para um dos Hotéis Fazenda Menino da Porteira, sugerimos contatar o pessoal do marketing que irão te preparar um post com fotos do destino, datas, e suas informações de contato, assim voce pode enviar para seu público, transmitindo mais segurança e profissionalismo.


Obviamente, redes sociais com o Facebook e Instagram são ótimas para voce divulgar a sua excursão, crie logo uma fa Page no Facebook, convide os seus contatos para curtir e vá criando seu público. Aos poucos as pessoas vão descobrir que voce organiza passeios super legais, e vão te procurar para os próximos destinos.


O famoso boca a boca em excursões também é um fator determinante. Clientes satisfeitos compartilham suas experiências na rede de amigos e ajudam bastante a vender os pacotes virtualmente.


Aos poucos seu negócio pode ir crescendo, a ponto de voce precisar de um espaço na internet exclusivo para suas excursões futuras. Existem várias plataformas gratuitas que permitem a criação de um site sem que a pessoa tenha conhecimentos técnicos.



#7) Como receber dos seus passageiro



Em geral o guia recebe do passageiro antes da viagem partir, então é preciso se organizar com os recebimentos para não fazer confusão e saber direitinho quem já pagou e quem ainda precisa pagar. De novo, a planilha com o nome dos passageiros, acompanhantes, idades, valor acordado e valor pago pode ser muito útil.


Uma dica importante é que voce consiga junto aos fornecedores (hotéis e empresas de transporte) um calendario de pagamentos parcelados porque deste modo voce também pode parcelar para seus próprios passageiros.


Os Hotéis Fazenda Menino da Porteira são bem flexíveis em relação ao pagamento parcelado, e isso ajuda bastante a organizar o fluxo de pagamentos do excursionista.


Agora, você já sabe como organizar uma excursão e entendeu que oferecer um serviço de qualidade envolve diversos cuidados a serem tomados em um planejamento estratégico. Lembre-se de que as responsabilidades envolvidas exigem um perfil de liderança do organizador.

Ao lidar com o público, é preciso ter estrutura para se construir um relacionamento de confiança, impulsionando, assim, o crescimento do negócio.







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